Yuvarlak masa toplantıları, katılımcıların belirli bir konu üzerinde görüş alışverişinde bulunmak üzere bir masa çevresinde toplandığı toplantılardır. Genel amaç, katılımcıların farklı bakış açıları ve deneyimleri paylaşmalarına alan açarak, bilgi paylaşımı sağlamaktır.
Konular açık ve gayriresmî bir ortamda ancak belirli bir disiplin içinde tartışılır. İdeal katılımcı sayısı 10-12 kişidir.
ABD’de yaşadığım yıllarda bu tür toplantılara sıkça katıldım ve çok yararlandım. Yuvarlak masa toplantılarının bilgi paylaşımı için harika bir alan olduğunu düşünüyorum. Entelektüel ya da mesleki gelişim odaklı bir tartışma deneyimi sunan bu toplantılardan genellikle çok iyi geri bildirimler alındığına tanık oldum.
İşte yuvarlak masa toplantı kültürüne ilişkin bazı temel notlar:
-Duyuru: Toplantının konusunu, yerini, gününü ve süresini moderatör duyurur.
-Öğrenmeye açıklık: Toplantılar, bilgi paylaşmaya ve öğrenmeye açık olmayı özendirir. Katılımcılar birilerine bir şeyler “öğretmeye” değil, yalnızca katılımcılardan bir şeyler “öğrenmeye” odaklanır.
-Hazırlık: Toplantıda hangi konu/konular tartışılacağı en az 10 gün önceden duyurularak, katılımcıların araştırma ve hazırlık yapmalarına zaman verilir.
-Eşit söz hakkı: Yuvarlak masa toplantılarında herkesin eşit söz hakkı vardır. Bu nedenle, görüşleri çok farklı olsa da hem başkalarının söz hakkına saygılı olmak hem de söz kesmemek ve diyalog yürütmemek önemlidir.
-Öz disiplin: Öz disiplin, amaca odaklanmayı gerektirir. Burada amaç, görüş ve düşünceleri “bir öz disiplin içinde” paylaşmak ve gelen her bir katkıdan yeni şeyler öğrenme fırsatını değerlendirmektir.
-Dayanışma: Toplantılarda sabırlı olmak, herkesin sözünü bitirmesini beklemek ve kişisel tartışmalardan kaçınmak bizim elimizdedir. Diğer katılımcılarla saygı, eşitlik, dostluk, hoşgörü ve dayanışma içinde yaklaşabiliriz.
-Özgürlük: Söz alan katılımcı kendisine tanınan 3+1 dakikalık süre içerisinde görüşlerini özgürce dile getirebilir. Ancak, mahrem sayılabilecek bilgiler paylaşılmaz. Verilen süreyi verimli kullanabilmek için katılımcının hazırlık yapması ve katkılarını önceden 3+1 dakikalık “nokta atışı” formatında kurgulaması önemlidir.
-Hoşgörü ve çeşitlilik: Farklı görüş ve bakış açılarına ve bunların ifade ediliş biçimine saygı göstermek hoşgörü ortamı yaratılmasına yardımcı olur. Bazı katılımcıların daha sakin, bazılarının ise daha heyecanlı olabileceğini anlayışla karşılayabiliriz.
-Toplantı yönetimi: Moderatör toplantının düzenli ve verimli geçmesini sağlayacak biçimde akış planlaması yapar, toplantı notlarını alır, zamanı ve konuşma sırasını yönetir. Örneğin konunun dağılmasını önlemek, söz hakkının sırayla ve eşit kullanımını sağlamak, olası gerilimleri önlemek, katkıları yazılı olarak paylaşmak vb.
-Etkin dinleme: Pamukkaleli hemşehrimiz düşünür Epiktetos demiş ki, “iki kulağımız bir ağzımız olduğuna göre, iki kere dinleyip bir kere konuşacağız”. Etkin dinleme iletişimde anlayışı artırır, ilişkileri güçlendirir, karşılıklı saygı ve güveni geliştirir.
-Sessizlik: Dikkat dağıtıcı unsurlardan uzak durmak ve sessizlik içinde dinlemek önemlidir. Gerekirse not alabilir, sorularımız için soru-cevap bölümünü bekleyebiliriz. Cep telefonlarımızı toplantıdan önce sessiz moda alabiliriz.
-Dakiklik: Bir terslik olmadığı sürece toplantı duyurulan saat ve dakikada başlar. Bu nedenle katılımcıların toplantıdan 15-20 dakika önce gelmelerinde yarar vardır.
Son olarak, toplantı boyunca her zamankinden daha anlayışlı, saygılı, yapıcı ve esnek olmak herkese iyi gelecektir.
halilocakli@yahoo.com
